Papua60detik- Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mimika Sosialisasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD), Kamis (3/8/2023) 

Sosialisasi ini untuk menyelamatkan pengelolaan kearsipan agar tercipta tertib arsip. Setiap pemerintah daerah harus memiliki jadwal retensi arsip seperti dijelaskan dalam undang-undang nomor 43 tahun 2009 yang mengatur tentang kearsipan dan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012.

Beleid itu juga mengatur dan mewajibkan setiap lembaga negara, pemerintah daerah, BUMN, BUMD dan perguruan tinggi negeri mengelola arsipnya dari sejak penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan guna menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

"Bukan dokumen selesai terus buang, simpan sembarang, kemarin pak Sekretaris Daerah (Sekda) sudah marah-marah, karena ketika ia meminta arsip tetapi tidak ada," kata Assisten III Sekretariat Daerah (Setda) Mimika, Hendriette Tandiyono.

Arsiparis Ahli Madya dari Arsip Nasional RI, Abdul Rachman mengatakan, JRA berfungsi menata arsip agar tak menumpuk. Termasuk memisahkan dokumen non arsip untuk dimusnahkan.

Dalam proses pemusnahan arsip menurutnya mesti mengikuti prosedur, salah satunya persetujuan bupati dan disaksikan oleh unsur bagian hukum dan pengawasan yakni inspektorat.

"Di situ (pemusnahan) ada berita acara juga ditandatangani baru bisa dimusnahkan. Kemudian dokumen yang dimusnahkan itu bukan yang terkait permasalahan hukum, itu tidak dianjurkan," jelasnya.

Sementara arsip dengan status permanen atau penting dan bernilai sejarah akan diserahkan oleh Pimpinan OPD ke lembaga kearsipan.

Kesempatan sama, Kepala Dinas Perpustakaan  Dan Arsip Daerah Andi Ramlie Terru mengeluhkan gedung perpustakaan dan arsip yang tidak layak menampung semua arsip daerah.

"Ini sementara arsip ada di mereka-mereka, kita tidak bisa tarik dengan kondisi seperti itu. Kalau kita gabung di situ (perpustakaan sekarang) akan jadi sarang tikus," katanya. (Faris)